Con una nota datata 25 marzo il MIUR interviene sul problema dell’uso della posta elettronica. Oltre a richiamare l’attenzione dei dirigenti degli ufficio sul fatto che l’impiego della posta elettronica è espressamente previsto da norme e direttive, il MIUR sottolinea anche gli aspetti economici legati alla necessità di contenere spese postali e telefoniche.
La nota fornisce anche alcune indicazioni di ordine pratico che non è inutile ricordare:
1) la consueta lettera di trasmissione va inserita come testo del messaggio di posta elettronica, la cui stampa può essere protocollata;
2) il messaggio deve essere corredato dagli estremi di protocollo, da un numero telefonico di riferimento e dal nome di un referente nel caso di eventuali delucidazioni;
3) il documento va trasmesso come allegato al messaggio di posta elettronica; nel caso di atti normativi essi debbono essere corredati di tutti gli estremi: data, numero di protocollo e firma per esteso del dirigente
4) allegare file di dimensioni contenute; qualora si debba inviare file di grosse dimensioni ricordarsi di comprimerli prima di allegarli al messaggio.
Ma l’aspetto più importante riguarda la nuova organizzazione del lavoro che la posta elettronica favorisce. “Infatti – si legge nella nota ministeriale – la possibilità di inviare e ricevere messaggi e documenti, di modificarli e inviarli di nuovo, di formulare proposte e condividerle con colleghi di altri uffici, di partecipare alle decisioni cambia il modo di lavorare a vantaggio dell’efficacia e dell’efficienza del servizio”.
Eleonora Panto